8 Buoni motivi per le PMI per usare Google Workspace

Durante la pandemia covid-19, il 71% delle piccole e medie imprese ha spostato le operazioni dal mondo fisico a quello virtuale. Di conseguenza, le richieste di spazio di archiviazione in cloud e di app che organizzino il lavoro da remoto e in tempo reale, si sono moltiplicate.

Una esigenza che non terminerà con la fine della pandemia, vista anche la convenienza economica per le PMI a lavorare da remoto, facendo a meno di viaggi, spostamenti, riunioni accentrate in un ufficio fisico.

Se il tuo business trae origine da un lavoro di gruppo, spesso in movimento, che necessita di riunioni in video o in voce, di scambi veloci tra membri del team e grandi capacità di archiviazione documenti in sicurezza, Google Workspace è una suite che dovresti esaminare con attenzione.

Cos’è Google Workspace

Evoluzione di GSuite e di Google for Business, Google Workspace è una raccolta di strumenti e app forniti da Google, disponibili a un canone mensile variabile a seconda delle dimensioni dei team. Con tutta probabilità, con alcune di queste app, Gmail per la posta elettronica, Drive per i documenti, hai già familiarità con le versioni gratuite.

In Workspace queste app vengono potenziate e integrate in un set molto vasto di altre applicazioni, allo scopo di velocizzare e ottimizzare tutti gli step della produzione.

Le app principali di Google Workspace

• Gmail per la posta elettronica aziendale
• Google Meet per le videoconferenze
• Calendario per la gestione dei appuntamenti ed eventi
• Documenti per la creazione di contenuti online
• Keep per creare e salvare note
• Fogli per fogli di calcolo e organizzazione
• Drive per l’archiviazione cloud di Google
• Chat per messaggi rapidi
• Google Marketplace (un’ampia gamma di app di livello aziendale che aggiungono funzionalità e caratteristiche alle app native di Google).

Chi dovrebbe usare Google Workspace

Workspace è in gran parte progettato per le piccole e medie imprese.

La suite raggruppa le app tradizionali di Google e aggiunge servizi sviluppati specificamente per le aziende in crescita e offre un accesso e una gestione più semplici, pensate soprattutto per imprenditori che lavorano con team sparsi in luoghi distanti, magari in mezzo mondo, ma che devono lavorare, confrontarsi e produrre in tempo reale.

È quindi ideale per:

• Piccole e medie imprese
• Imprenditori o liberi professionisti che desiderano essere in grado di condividere facilmente il lavoro con clienti e partner
• Scuole e istituti scolastici che desiderano consentire la collaborazione tra insegnanti e studenti (nota: esiste una versione di Google Workspace for Education che è gratuita)
• Le organizzazioni non profit
• Chiunque lavori in gruppo e preferisca farlo in cloud, invece di utilizzare soluzioni desktop e archiviazioni locali.

8 buoni motivi per scegliere Google Workspace

1) Gmail

Il client di posta elettronica più usato al mondo è l’app su cui ruota tutta la suite. In Workspace viene ulteriormente potenziato e strutturato su misura per il lavoro di gruppo. Con Gmail puoi:

• Creare indirizzi email con il tuo dominio, non come alias, ma utilizzando Gmail come client di posta.
• Creare indirizzi email di gruppo.
• Abilitare le conferme di lettura.
• Consentire agli utenti di delegare l’accesso alla casella postale ad altre persone.
• Abilitazione della crittografia S / MIME.
• Ogni utente può avere fino a 30 account alias, quindi la stessa persona può inviare e ricevere email dall’indirizzo nome.cognome@dominio.it vendite@dominio.it e info@dominio.it.
• Limite per gli allegati delle email aumentato a 25 mega in spedizione e 50 in ricezione e possibilità di allegare le schermate delle chat alle email. Leggi tutte le funzionalità integrate di Gmail per Workspace

2) Calendar

Come Gmail, anche la versione di Calendar su Workspace è potenziata.

I calendari possono essere facilmente condivisi tra i membri del team e trovano una facile e profonda integrazione con Gmail e Hangouts. Inoltre Calendar è progettato per consentire agli utenti di condividere facilmente eventi, riunioni, attività e promemoria tra loro e consente di vedere la disponibilità di risorse come sale riunioni e attrezzature.

Con la funzione “Trova un orario” l’applicazione fruga i calendari di tutti gli utenti per trovare slot liberi. Altre funzionalità in dettaglio.

3) Google Drive

Per il lavoro di gruppo ogni team ha il proprio Drive del team, in cui gli utenti possono condividere documenti o risorse.

Il plus della versione potenziata è costituito dalle autorizzazioni: niente più singoli documenti di proprietà di chi li crea e che deve autorizzare e revocare utenti, ma accessi decisi a monte e per aree specifiche, con il manager del team che può sempre e comunque immettere o revocare rapidamente chiunque.

Sia i Drive individuali che quelli del team sono dotati di spazio di archiviazione cloud da 30 GB fino a 5 terabyte e anche oltre. Tutti i dettagli di Drive per Workspace

4) Documenti, fogli e presentazioni

Documenti, Fogli e Presentazioni sono la risposta di Google a Microsoft Word, Excel e PowerPoint.

L’app resta compatibile con quei formati, inoltre nella versione di Workspace le modifiche ai file vengono apportate in tempo reale anche quando più utenti collaborano allo stesso documento, senza preoccupazioni di modifiche in conflitto.

L’app è dotata di un sistema di commenti alle modifiche e di funzionalità avanzate per il controllo delle versioni sempre salvate in automatico. Tutti i dettagli di Documenti, Fogli e Presentazioni.

5) Hangouts Meet e Chat

Hangouts Meet è lo strumento di videoconferenza e Chat è lo strumento di chat aziendale.

Entrambe sono integrate in Gmail con il vantaggio di poter utilizzare questi strumenti direttamente dalla tua email senza dover accedere a un’applicazione separata. Inoltre Meet è integrato con Drive e con Calendar, ha una sua funzionalità di presentazione e può trasmettere in live streaming. Gli utenti collegabili partono da 100 per arrivare a 300 e oltre nei piani più avanzati. Nei piani standard, però non è possibile registrare le riunioni.

Tutti i dettagli di Meet per Workspace.

6) Console di Amministrazione

Quante volte hai dovuto chiedere al tuo amministratore di sistema di creare un account di posta elettronica per il tuo nuovo dipendente? Con la Console di Workspace hai tutte le impostazioni di base, utenti, accessi, sicurezza, dati in una unica dashboard.

Principali funzionalità della Console

• Aggiungi e gestisci utenti
• Abilita e configura le impostazioni di sicurezza (ad es. verifica in due passaggi)
• Abilita / disabilita le app per i singoli utenti
• Accedi a rapporti e registri su modelli di utilizzo, condivisione e collaborazione
• Utilizza la barra di ricerca universale per cercare tra utenti, gruppi, impostazioni e aiuto
• Gestisci i dispositivi
• Gestisci le integrazioni con app di terze parti
• Controlla dove vengono archiviati i diversi dati (ad es. USA vs Europa).

7) App aggiuntive

Ci sono tante, tante app aggiuntive per Google Workspace, che ne espandono le potenzialità:

• Siti: per la creazione di siti Web (molto) semplici per uso interno o pubblico (ad es. Intranet, hub di progetti, wiki)
• Keep: l’app per prendere appunti e tenere elenchi di Google
• App Maker: un creatore di app intuitivo ea basso codice che consente ai team di creare app personalizzate (disponibile nei piani Business Standard, Plus ed Enterprise)
• Cloud Search: un potente strumento di ricerca che ti consente di cercare contemporaneamente in tutte le proprietà dell’area di lavoro di Google (Gmail, Drive, Sites, Gruppi, Calendar, ecc.).

8) L’Assistenza per Google Workspace

È uno dei punti di forza di Workspace. Il Centro assistenza è disponibile per tutti gli utenti e offre istruzioni dettagliate sulla configurazione dei diversi aspetti del tuo account.

Come tutte le guide Google è completo e facile da seguire, con molte informazioni utili per aiutarti a configurare Workspace secondo necessità (ad esempio, con diverse guide di avvio rapido a seconda delle dimensioni della tua attività).

Assistenza telefonica multilingue

Gli amministratori hanno inoltre accesso all’assistenza telefonica, via email e via chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il supporto telefonico ed e-mail è disponibile in 14 lingue.

L’assistenza via chat è relativamente veloce e utile, con gli agenti dell’assistenza che si impegnano sinceramente per cercare di risolvere i nostri problemi (anziché indicarci gli articoli esistenti del Centro assistenza).

Workspace: quali piani per quali esigenze e a quanto

Da Standard fino a Enterprise, nella guida a Google Workspace trovi i piani personalizzati sulle dimensioni dell’azienda e sul numero di utenti dei team.

Workspace e l’intelligenza artificiale

Affidarsi a Google per un’azienda significa scegliere un partner che fa della ricerca e innovazione uno dei suoi punti di forza.

Uno di questi è senz’altro l’intelligenza artificiale già presente in alcune applicazioni, come l’apprendimento automatico, l’elaborazione del linguaggio naturale, l’automatizzare attività semplici e il fornire al tuo team le informazioni basate sui dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni aziendali ben informate.

L’assistente intelligente

L’intelligenza artificiale prende il nome di Assistente Google. Ad esempio, quando i dipendenti prenotano riunioni virtuali in Calendar, l’Assistente Google trova automaticamente un orario e aggiunge stanze ottimizzate per ogni partecipante.

La scrittura intelligente di Gmail apprende il linguaggio usato e aiuta a finire le frasi, mentre un’altra app, Nudge, ti ricorda di rispondere ai messaggi che hai contrassegnato come importanti.

Fogli Google è integrato con l’app BigQuery, quindi i dipendenti possono gestire, analizzare e interpretare grandi quantità di dati grezzi in tempo reale con comodità.

Se vuoi cominciare la tua avventura con Google Workspace, parti da qui con una prova gratuita di 14 giorni.