Come fare backup: guida per aziende

In azienda usi un computer o uno smartphone? Sì? Allora il più importante passo per migliorare la tua sicurezza informatica è quello di backup.

In questa guida parleremo di come fare un backup in azienda per PC (o Mac) e del server interno se ne hai uno.

Questa guida è fondamentale per tutte le PMI moderne, che fanno affidamento sulla tecnologia per gestire il lavoro.

Nota che questa guida è pensata per aziende senza necessità più avanzate, quindi con giusto qualche computer e al massimo dei NAS sui quali fare backup.

Non devo starti a spiegare quanto sia importante il computer nel tuo lavoro di ogni giorno: cosa faresti se per una settimana non avessi internet in ufficio, o ancora peggio la corrente?

Per questo fare backup è estremamente importante. In caso di un evento catastrofico, ransomware (o altro tipo di virus), furto o rottura di un disco, fare backup pronto è l’unica soluzione che ti salverà da un disastro.

Le basi del backup

Iniziamo dalle basi di come fare backup. Dalla filosofia e mentalità che devi avere, se così vogliamo dire.

Perché fare backup non è solo una questione di tecnologia, di software, o di tecniche. Se non segui le giuste procedure e accortezze nel corso degli anni, continuerai ad essere a rischio di perdere tutti i tuoi dati.

Quindi, prima di parlare della parte tecnica, partiamo dalle basi e dalle regole principali che devi seguire se vuoi stare sempre al sicuro.

Differenza fra backup personale e aziendale

Anzitutto, facciamo una distinzione fra backup personale e aziendale.

Se stessi parlando a una persona che ha un PC e vuole fare un backup delle sue foto, o del manoscritto di quel romanzo che prima o poi vuole autopubblicare, questo articolo sarebbe già finito. Mi basterebbe consigliare un software di backup cloud (o un RAID 1 per chi non vuole i suoi dati su internet), e via.

Il backup sarebbe semplice e veloce, perché i dati non sono così importanti. È una soluzione economica, semplice e conveniente, e nel 99% dei casi è più che sufficiente per garantire la sicurezza dei dati.

Ma per un’azienda? Il 99% di sicurezza non basta. Vogliamo il 100%, e non dovresti accontentarti di nulla di meno.

Questo perché i dati aziendali sono molto, molto più importanti delle foto di famiglia. Non solo, ma devi avere la certezza di poter accedere sempre ai dati anche nel bel mezzo di una crisi: se hai 10 dipendenti che non possono lavorare per 2 giorni mentre recuperi il backup, hai appena perso un sacco di soldi.

Infine, un backup personale può non essere del tutto sincronizzato: magari è vecchio di una settimana, o di un mese. Poco male, se perdi al massimo le foto della vacanza a Praga.

Questo è però inaccettabile per un’azienda. Perdere anche solo una giornata di lavoro non è accettabile in una soluzione di backup aziendale.

Per ricapitolare, le caratteristiche di un backup aziendale sono queste:

  1. Devi avere il 100% di sicurezza dei dati: nemmeno una bomba atomica li può distruggere.
  2. Devi poter recuperare un backup istantaneamente, per non interrompere il flusso di lavoro.
  3. Il backup deve essere sempre aggiornato: perdere anche solo un giorno di dati è inaccettabile.

Arrivare a questo livello di sicurezza non è banale, e richiede molte più accortezze.

Il problema

L’unico, vero problema dei backup è che le aziende non si rendono conto di quanto siano importanti.

O meglio: se ne rendono conto solo quando perdono tutti i dati, e l’imprenditore passa una delle settimane peggiori della sua vita a cercare di capire cosa fare.

Fare backup è una delle misure di sicurezza più importanti in assoluto per la tua azienda. Una volta che lo imposti va in automatico e, come vedremo più avanti, non costa tanto. Quindi non ci sono ragioni por non farlo ora.

Le conseguenze di una perdita di dati, anche per una piccola azienda, possono essere catastrofiche. Non ha senso avere una bomba pronta ad esplodere in azienda.

Sincronizzazione non è backup!

Iniziamo a scendere un po’ più sul tecnico, parlando della differenza tra il fare un backup e la semplice sincronizzazione.

Sincronizzare significa avere una copia identica dei tuoi file in due posti diversi. Può essere un disco fisico all’interno del tuo computer, o uno spazio cloud.

È importante tenere una sincronizzazione dei tuoi file per proteggerti una rottura fisica del disco. Visto che il backup è programmato e non immediato, ad esempio ogni giorno, se a fine giornata si rompe il disco perderai tutti i dati di quel giorno. A seconda del lavoro che fai, potrebbe essere un grosso problema.

Con la sincronizzazione invece, non rischi mai di perdere nessun dato. In questo articolo, quando parlerò di fare backup, parlerò anche di come sincronizzare il tuo disco.

I limiti della sincronizzazione

La sincronizzazione fallisce in due casi:

  • Se vieni attaccato da un ransomware o altro tipo di virus o malware, anche la sincronizzazione viene corrotta ed è inutile.
  • Se modifichi o cancelli un file per sbaglio, viene immediatamente modificato o cancellato anche dal disco sincronizzato e non lo potrai recuperare.

Per questo, ti serve anche un backup vero e proprio.

Un backup è una copia dei tuoi file che tieni per un determinato periodo di tempo, in genere dai 7 ai 30 giorni. Se pe qualche ragione devi recuperare un file, o riportare l’intero sistema a uno stato passato, lo potrai fare.

Quanto costa fare backup?

Mi verrebbe da dire che questa è la domanda sbagliata. La domanda giusta è:

Quanto ti costa NON fare backup?

Quanti soldi perderesti in caso di perdita dati? Quanto tempo? Quante notti insonni? Quanti clienti?

A prescindere dal costo, devi sempre fare backup. Ma prima di iniziare, immagino che tu voglia una panoramica dei costi.

Fare un backup non è così costoso come potresti pensare, e il prezzo varia tantissimo in base a:

  • Quanto deve essere complesso il backup: più sono importanti i dati, più vuoi essere sicuro di non avere problemi.
  • Quanti dati hai da archiviare: se hai interi terabyte di dati, i prezzi s’impennano.

Per una PMI normale, per la mia esperienza, i costi sono contenuti. Ecco i principali.

  • PC o Mac: 6$ al mese o 60$ l’anno per ogni postazione di lavoro con Backblaze Personal. Se vuoi anche sincronizzare i dati in un secondo disco con RAID 1 (facoltativo – parlo del RAID nel prossimo capitolo), circa 50€ per postazione per un nuovo disco.
  • Server interno: 0.005$ (mezzo centesimo di dollaro) per GB di dati al mese con Backblaze B2. A questo devi aggiungere una sincronizzazione in RAID 5, per la quale dovrai aumentare lo spazio totale a tua disposizione del 25-30%. Quindi, probabilmente, comprare un altro disco o due.

Questa è una stima generica per fare un backup basico, i costi possono salire se ti serve un backup più evoluto. Ma se hai un’azienda con esigenze più evolute, chiedi al tuo reparto IT un preventivo completo (se non hai un reparto IT, probabilmente non hai nemmeno bisogno di fare un backup avanzato).

Per avere più opinioni in merito alle tue opzioni di backup, costi e strategie, puoi anche aprire una nuova discussione sul nostro gruppo Facebook.

Come fare backup dei tuoi dati

Backup di un PC o Mac

Per fare backup di un PC o Mac, hai due possibilità:

  1. Usare un secondo disco fisico per sincronizzare i dati.
  2. Sincronizzare via cloud.

Idealmente, dovresti fare backup con tutti e due questi sistemi. Ma se non hai le risorse per farlo e devi scegliere uno dei due, il backup via cloud è quella più sicuro.

Usare un secondo disco fisico è abbastanza semplice per la sincronizzazione: basta che compri un secondo disco identico al primo, e imposti sul sistema operativo un RAID 1. Una volta impostato, il sistema gestirà tutto per conto suo.

Per impostare il RAID 1, a meno che tu non sappia smanettare con i computer, è meglio se chiedi al tuo tecnico.

Usare RAID 1 è semplice, pratico ed economico. Ma ha dei limiti se ad esempio:

  • Ti viene rubato il computer.
  • Un fulmine colpisce l’edificio e brucia tutte le apparecchiature elettriche.

Per questo, è meglio proteggersi con un cloud.

Su cloud, invece, quello che consiglio (e uso) è Backblaze Personal. Con un account da 6$ al mese (o 60$ l’anno), gestisce sia sincronizzazione che backup con uno storico di 30 giorni in cloud.

L’ultima alternativa, per fare un backup (non sincronizzazione) interno, quindi sul tuo disco fisso, puoi usare il gratuito EaseUS Todo Backup. Occhio però, che è sempre meglio avere un backup anche in cloud!

Fare backup di un server in sede

Se hai un server, le cose si fanno un filo più complicate.

Per la sincronizzazione in sede puoi usare RAID 5, simile al RAID 1 ma più complesso. Impostare RAID 5 non è semplice, ma il sistemista che ti gestisce il server dovrebbe essere in grado di implementarlo (o potrebbe averlo già fatto).

Nel cloud invece, esiste l’eccellente Backblaze B2. B2 si integra tramite API, quindi è un lavoro che devi per forza di cose lasciare a un programmatore. Se invece già sei nell’ecosistema Amazon Web Service, puoi usare il classico Amazon S3 (che però costa di più).

È importante notare che al contrario di Backblaze Personal, B2 non gestisce la sincronizzazione ma solo il backup. Per questo, con un server, è fondamentale usare sia RAID 5 che un backup in cloud.

Se invece usi un server esterno, ad esempio Siteground, per mantenere online il tuo sito web, è il provider stesso ad occuparsi di tutta la sincronizzazione e del backup: non devi fare niente, visto che è tutto gestito per te.

Fare un backup interno di un server molto grande

Se per la natura della tua azienda hai un server interno con un’enorme mole di dati, anche quei 5 millesimi di dollaro al mese di Backblaze B2 possono diventare una spesa insostenibile. In questo caso, quello che ti serve è un backup interno (non cloud).

Per farlo, ti serve un secondo server con la stessa capacità del principale e collegato via Ethernet. Usa poi un software come Veeam (enterprise) o EaseUs (PMI, Windows) per fare backup.

Conclusione

In questo articolo, abbiamo visto tutte le migliori pratiche e i software di cui hai bisogno in aziende per fare backup e sincronizzare i dati, ed evitare che vengano persi in un incidente.

Visti i prezzi alla fine bassi di un backup, e il fatto che tutto il processo può essere automatizzato nel giro di pochi giorni, non ha senso ritardare ancora.

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente hai già aspettato troppo: passa all’azione, e crea un piano di come implementare un backup a prova di bomba in azienda.

Se hai qualche altra domanda o dubbio che riguarda come fare backup in azienda, scrivi pure un commento qui sotto!