Email marketing per webinar: la guida definitiva [con template copia-incolla]

I webinar sono uno degli strumenti migliori per convertire online e vendere i tuoi prodotti. E in questo articolo, imparerai come integrare l’email marketing nei webinar per aumentare la partecipazione e il tasso di conversione.

Non c’è niente di meglio per fidelizzare acquirenti e convincere le persone a comprare (soprattutto prodotti costosi) di un evento dal vivo.

Noi di Active Powered siamo convinti che i webinar siano uno strumento sotto-utilizzato in Italia. Le aziende dovrebbero farne di più perché, quando vengono organizzati bene, hanno un ROI spettacolare.

Il ritorno dell’investimento (ROI) di un webinar

Il webinar è uno dei contenuti a più alto ritorno dell’investimento. Diverse ricerche lo certificano pur premettendo l’impossibilità di calcolare i benefici in maniera esatta, viste le tante ricadute positive, anche a distanza di tempo, impossibili da misurare.

Una  battuta che gira nel settore, dice che sarebbe come voler calcolare il ROI dell’indossare i pantaloni: “non sappiamo quanto è utile, ma nessuno dubita che sia utile”.

Alcune statistiche ci dicono che:

• Si prevede che il mercato dei webinar raggiungerà gli 800 milioni di dollari entro il 2023.
• Per il 60% delle aziende l’obiettivo deì webinar è convertire gli utenti in clienti paganti.
• Il tasso di conversione medio del webinar è del 20% (BuzzSumo).

Il webinar funziona soprattutto dopo che si è tenuto

Una ricerca di Marketingprofs mostra che l’85% dei partecipanti a un webinar intraprende una qualche forma di azione subito dopo la trasmissione. Il 60% esegue anche 2 o più azioni, quasi 1 partecipante al webinar su 4 contatta l’organizzazione per ulteriori informazioni (19%) o per acquistare il prodotto (4%).

E un sondaggio di GoToWebinar mostra anche che entro 2 anni il 75% dei partecipanti al webinar effettua un acquisto.

Quindi anche se calcolare un ROI esatto è probabilmente impossibile, sappiamo che il webinar è un formidabile strumento per la generazione di lead e un buon strumento per aumentare le conversioni.

Perché funziona tanto? Probabilmente perché chi organizza e conduce un webinar è riconosciuto subito come un esperto del settore e affidarsi ad un esperto è da sempre una chiave che supera molte diffidenze e avvia alle vendite. Attuali e future.

In secondo luogo i webinar permettono delle segmentazioni profonde dei lead. Sia durante la fase di registrazione (dove avremo avuto cura di inserire domande su interessi e obiettivi dei lead), sia durante il webinar tramite gli elementi come “fai una domanda” , ” chat dal vivo”, eccetera.

Con questi dati l’azienda viene a conoscenza di informazioni specifiche sugli utenti che possono essere utilizzate per delle email personalizzate da inviare successivamente.

Il webinar nel B2B

Anche nel settore B2B il webinar si conferma strumento validissimo per le vendite. Il 58% dei marketer B2B prevedono i webinar nelle proprie strategie di content marketing, il 49% degli acquirenti B2B che interagisce con i contenuti video prima di prendere una decisione di acquisto e il 91% dei professionisti che classifica i webinar come il proprio formato di contenuto preferito e con oltre il 54% di loro che si impegna a produrre webinar almeno una volta alla settimana.

Come portare persone ad un webinar

Ecco, “organizzati bene” è la parola chiave. Creare un webinar dal vivo non è semplice. Richiede tanto lavoro dietro le quinte, conoscenza della tecnologia necessaria, e preparazione impeccabile.

Noi di Active Powered una cosa sappiamo fare bene: l’email marketing.

Quindi, se stai organizzando (o pensando di organizzare) un webinar, ti vogliamo togliere almeno una preoccupazione.

In questo articolo imparerai tutto quello che c’è da sapere sull’email marketing per webinar, con dei template copia-incolla che puoi utilizzare oggi stesso.

Questo articolo si divide in 3 sezioni:

• Email per far partecipare le persone registrate al webinar.
• Email per portare la tua lista a registrarsi al webinar.
• Email per vendere il prodotto che proponi nel webinar.

Nelle prossime settimane, aggiorneremo questo articolo per includere tutte queste sezioni. Quindi non mancare di iscriverti alla newsletter per ricevere una notifica quando questo articolo verrà aggiornato!

Email per far partecipare le persone registrate al webinar

E dopo questa lunga premessa per inquadrare il valore del webinar per il tuo marketing, passiamo a pensare come organizzarne uno che abbia ha il compito di vendere subito dopo l’evento se non già durante.

Anzitutto i partecipanti. Nessun webinar funziona senza partecipanti, e se il compito del webinar è vendere è necessario assicurarsi un alto numero di iscritti e un conseguente alto numero di partecipanti effettivi, considerando che non pochi andranno persi per strada.

Quindi la massima attenzione sarà prestata agli iscritti, che dal momento dell’iscrizione fino all’inizio del webinar vanno marcati a uomo.

Optin page e moduli di registrazione

La porta di ingresso per il webinar sono naturalmente le pagine di optin, contenuti che annunciano e pubblicizzano il webinar e che contengono descrizione, data, moduli di registrazione.

Affinché le persone siano disposte a partecipare ai tuoi webinar, devi rendere interessante l’appuntamento per loro fin dal primo secondo in cui poggiano lo sguardo sulla pagina o sull’inserzione che pubblicizza il webinar.

Sia le inserzioni che le pagine devono essere visivamente accattivanti, con titoli efficaci, includere le informazioni più significative e soprattutto indicare o far intravedere con chiarezza i benefici che riceverà la persona che si iscriverà al webinar.

Con i moduli stai anche segmentando. E lo stai facendo bene

Quando crei i moduli di contatto, ricordati dell’opportunità di segmentazione che ti si presenta davanti. Considera che oltre a raccogliere i dati essenziali per l’iscrizione al webinar, puoi chiedere al pubblico altre informazioni utili a capire che bisogni e desideri hanno, in modo poi da trasformarsi in lead ai quali inviare offerte e proposte personalizzate (ovviamente senza esagerare, deve essere un modulo di registrazione, non un terzo grado).

Perché serve una sequenza di email da inviare agli iscritti al webinar

Una volta che l’utente si è iscritto al webinar, comincia la sfida da vincere. Dal momento dell’iscrizione fino all’inizio del webinar dovrai inviare all’utente almeno una email al giorno nella quale gli ricorderai l’appuntamento e cercherai di tenerlo “su di giri” ovvero interessato all’argomento almeno quanto lo era al momento dell’iscrizione.

Considera che una optin page perfetta, e una sequenza altrettanto perfetta non ti eviteranno di perdere per strada delle persone, per cui alla fine se riesci a portare dentro un 50% degli iscritti, puoi considerarlo un successo.

Questo perché il webinar non è un contenuto come tutti gli altri, nei quali i benefici sono contestuali alla richiesta, come ad esempio nel caso dei lead magnet che prendono i dati dell’utente ma erogano subito il beneficio promesso (ebook, prodotti free in cambio di dati o prestazioni eccetera).

I webinar sono delle promesse di beneficio: iscriviti ora e tra sette giorni avrai il beneficio. Ma nel tempo che c’è tra iscrizione e beneficio, l’entusiasmo dell’utente si raffredda e il rischio che se ne dimentichi del tutto aumenta fino a diventare certezza.

Compito della sequenza quindi è di ricordare l’appuntamento e di tenere alto “l’hype” l’eccitazione e l’interesse dell’utente nell’evento per fare in modo che non se ne dimentichi e che partecipi.

Obiettivi della sequenza

Oltre alla funzione di  promemoria, la sequenza deve servire a ricordare alla persona i vantaggi e i benefici che otterrà partecipando al webinar.

Quello che si dice creare engagement. Per riuscirci le email in sequenza devono essere un capolavoro di copy e arrivare ogni giorno.

La sequenza di 6 email

In questo articolo illustriamo una sequenza di 6 email per altrettanti giorni, immaginando un tempo di 7 giorni tra pubblicazione delle optin page con il via alle iscrizioni e l’inizio del webinar.

Perché proprio 6? Non è un numero obbligatorio, anche per coprire 7 giorni, ce ne possono essere di più o di meno. Il minimo di tempo da coprire è almeno 4 giorni di distanza tra registrazione e webinar, mentre dai 7 giorni in poi qualsiasi sequenza comincia fatalmente a perdere di efficacia.

Le tempistiche della sequenza

Come abbiamo detto prima, una email al giorno, e l’ultimo giorno anche due e magari anche tre. Meglio avere un partecipante saturo di email che nessun partecipante.

La prima email della sequenza

Quando una persona si è registrata deve ricevere due email. Ma non entrambe della sequenza.

La prima email che riceve è quella transazionale, ovvero di conferma che la registrazione è andata a buon fine. È la email che contiene il link per il webinar, la password per entrare, le info generali, e magari un altro link per aggiungere l’appuntamento al proprio calendar (importante perché anche il calendario di solito invia notifiche promemoria in prossimità dell’evento). 

L’altra email che l’utente riceve è la prima della sequenza. Che ha gli obiettivi che abbiamo detto, promemoria e hype. Perciò, i contenuti hanno il compito di confermare tutte le aspettative della persona che si è registrata e, per aumentare il suo interesse, aggiungere ulteriori elementi che possono suscitare interesse.

Puoi anticipare qualche informazione rilevante che dirai al webinar, rimandare a questo o quel link con ulteriori approfondimenti. Ma una cosa che abbiamo visto che funziona molto bene è il video.

Il video di anticipazione del webinar

Parlare dei benefici che attendono l’utente a mezzo video, è un contenuto che aggiunge intimità, confidenza e aumenta l’autorevolezza. Funziona molto di più rispetto a qualsiasi altro contenuto. Anzitutto ci si mostra con il viso, e metterci la faccia, su un web che è sempre più composto da scritte e grafiche, rassicura molto, cattura l’attenzione e crea quel clima di autorevolezza mista a fiducia che sarà importante per la partecipazione al webinar e anche in futuro.

Ok quindi video ma cosa dico nel video?

Puoi provare a fare un trailer di quello che sarà il webinar, sui problemi che affronterà e risolverà con quali soluzioni e con quali vantaggi rispetto ai competitor. Ovviamente senza scendere in dettaglio.

Oppure potresti mostrare una delle slide che stai preparando, spiegando che è una anteprima e cosa significa in termini di benefici per te che stai guardando. Per poi salutare e dare arrivederci al webinar, raccomandando di non perderlo.

In pratica stai vedendo il webinar e dovrai continuare a farlo per altre cinque email, minimo.

Occhio al video

Riguardo al video hai due opzioni per la sua realizzazione. Il video realizzato in ufficio va bene se hai sufficiente attrezzatura (luci, arredi eccetera) a disposizione per fare un video con qualità alta.

L’ufficio è il luogo dove la tua attività si svolge e il video perciò deve comunicare professionalità e mezzi adeguati.

Se così non è, opta per un video outdoor, dove sei in movimento. In questo caso potrai comunicare dinamicità e confidenza utilizzando anche soltanto il tuo smartphone.

Il webinar è unico e non si registra

Un ‘altra cosa da comunicare nella prima email della sequenza è che il webinar non sarà registrato, non sarà disponibile su YouTube né sarà inviato a chi dovesse farne richiesta.

Questo aspetto è molto importante per creare pubblico. Anche solo sospettando che ci sarà un video disponibile, molte persone automaticamente penseranno: “Ah ok allora me lo vedrò con calma” e cancelleranno l’appuntamento dalla loro mente. E naturalmente non vedranno mai quel video. 

Inoltre il video non converte come il webinar live. L’utente deve vedere che ci sono altre persone come lui, tante persone come lui, interessate all’argomento e se ci sono così tante persone deve pensare: wow, quante persone interessate, allora sono proprio nel posto giusto!

Nel webinar si è tutti assieme, c’è un altro clima, propizio per gli acquisti, si possono fare le domande in diretta, ottenere risposte che fortificano e consolidano le intenzioni di acquisto. Nel video tutto questo si perde. Non c’è paragone.

Il webinar non si registra ma…si può ripetere

Niente video registrato quindi, però se ti sei perso per strada molta gente, puoi provare a ripetere il webinar dopo qualche giorno. Puoi inviare una email a tutti quelli che non si sono presentati dicendo che l’ultima volta diverse persone, troppe persone non sono riuscite a partecipare e questo è maledettamente imperdonabile, per cui ecco un nuovo appuntamento per te. Conferma e fissiamo una nuova data.

(Inoltre se una persona che non ha partecipato al primo appuntamento, richiede di partecipare al secondo è indice di interesse, se le persone sono in numero congruo, perché non provarci?

La seconda email

L’obiettivo è sempre lo stesso: creare hype. E l’utente deve sapere che questo hype c’è e sta coinvolgendo tanti, al punto che gli iscritti sono già in tanti e se continua così, si rischia seriamente di non riuscire a entrare nel webinar.

Da qui il consiglio di collegarsi 5 minuti prima in modo da non correre il rischio di non riuscire a entrare nella stanza virtuale.

(in realtà questo espediente ti serve per avere degli utenti già collegati ed iniziare subito, senza dover aspettare che arrivi pubblico).

Istruzioni per il webinar

Un altro contenuto che puoi inserire nella seconda email è una sorta di mini-regolamento per il webinar del quale l’utente deve prendere nota: come si entra nella stanza, quale è il segno per fare una domanda, ricordarsi di tenere il microfono acceso quando si domanda e spento quando si ascolta eccetera.

Ma soprattutto dargli un motivo di valore per presentarsi prima: nei primi cinque minuti dirai qualcosa di grande valore che avevi deciso di riservare ad altro webinar e che invece dirai ora.

Dirai o regalerai qualcosa. Un funnel, una sequenza, un libro, uno sconto, insomma scegli tu un incentivo per presentarsi prima.

Email intermedie

A partire dal terzo giorno devi comunque inviare una email al giorno, ricordando l’appuntamento e fornendo altro contenuto utile. Può essere l’invito a leggere uno o due articoli sul tuo blog, inerenti l’argomento del webinar, oppure statistiche, schermate grafiche e infografiche. E ovviamente ricordare orari e parametri di accesso.

Puoi anche inserire altri mini video con te che rispondi a qualche domanda che intanto ti è arrivata, oppure chiarendo alcuni punti che forse non erano abbastanza chiari.

Questo fino al giorno prima dell’evento, quando manderai la email con i parametri per partecipare e l’indicazione del beneficio principale che l’utente otterrà partecipando al webinar.

Il giorno del webinar

Il giorno del webinar bisogna inviare almeno due email, magari anche tre. Questo nel presupposto che la prima non venga nemmeno letta dall’utente (e magari la seconda si). Non tutti leggiamo le email appena arrivano, mentre quando controlliamo la posta cominciamo a leggere dall’email ultima arrivata, non andiamo certo in ordine cronologico, perciò la seconda email può essere quella che si fa leggere, rispetto alla prima.

Quale contenuto inserire in queste due email? Niente contenuto ulteriore, di approfondimento, non c’è tempo di leggere altri contenuti linkati o vedere ulteriori video. C’è da ricordare solo l’ora di inizio, il link per collegarsi, la password se è prevista, e l’avvertenza di collegarsi 5 minuti prima perché c’è molta gente e non vuoi che l’utente corra il rischio di non riuscire a entrare.

Terza email del giorno del webinar

Un’ultimissima email con gli stessi contenuti di quelli appena descritti va inviata 10 minuti prima del webinar, con un oggetto che si veda, del tipo (“Il tuo webinar sta cominciando”), e le info per partecipare.

Quanti partecipanti ci vogliono per un webinar riuscito?

Questa domanda, al pari di quelle relative ai tassi di apertura email, lead magnet, e tassi di conversione ideali per le vendite, ci viene rivolta praticamente sempre. E noi sempre rispondiamo che fare un benchmark dei tassi ideali è praticamente impossibile, perché dipende sempre da diversi fattori, esterni e interni.

Tra gli esterni, il settore di mercato, che rende impossibile qualunque previsione. Se vendi forni a microonde, un tasso del 50% di partecipanti al webinar rispetto agli iscritti, sarà più che accettabile. È una statistica citata anche da ON 24.

Al contrario se vendi turbine per missili a lunga gittata, un webinar di tre persone, sarà riuscitissimo.

Però un  numero possiamo darlo. Se con una sequenza come questa appena descritta, non riesci a portare ad un webinar almeno il 10-15% degli iscritti, allora c’è qualcosa che non va nel prodotto o nella soluzione che offre, che non è una vera soluzione o è una soluzione non soddisfacente. In questo caso sarà meglio rivedere il prodotto prima di insistere nei webinar.

Email marketing per webinar: Template di email per la sequenza

A seguire i template per la tua sequenza email per un webinar. Devi solo fare copia e incolla e sostituire i testi con le tue info specifiche.

Ma non è finita, vai a fondo articolo per altre due puntate di questo argomento.

EMAIL 1

MANDARE: IMMEDIATAMENTE ALLA REGISTRAZIONE

OGGETTO: [Solo per partecipanti] Cosa puoi aspettarti da “[nome webinar]”

Ciao [nome],

Sono contento che tu abbia deciso di registrarti a “[nome evento]”!

Prima di partecipare al webinar, assicurati di guardare questo importante video:

[immagine con bottone play e link al video]

[paragrafo che spiega perché dovrebbero partecipare al webinar, payoff, benefici]

Quindi segnati ora sul tuo calendario la data: [data e ora webinar]…

E arriva almeno 10 minuti in anticipo, pronto per prendere appunti: sarà un webinar molto denso di contenuto!

Ma prima di tutto, guarda ora questo video:

[immagine con bottone play e link al video]

[Firma]

NOTA BENE: Non ci sarà NESSUNA registrazione per questo evento formativo.

La ragione è che voglio ricompensare le persone che hanno abbastanza motivazione da partecipare in diretta…

E non voglio che tutte queste informazioni vengano trapelate online.

Ancora, non vedo l’ora di vederti al webinar! 🙂

EMAIL 2

DA MANDARE: 1 GIORNO DOPO LA REGISTRAZIONE

OGGETTO: Promemoria veloce…

Ciao [nome],

Giusto un promemoria veloce…

Volevo ricordarti che il webinar al quale ti sei registrato:

[nome webinar]

È fra solo X giorni!

Sei già registrato e la tua partecipazione è confermata, MA c’è un piccolo problema.

Abbiamo molti più partecipanti di quanti ne avessimo pronosticati…

Quindi per evitare che il software ti impedisca di entrare perché ci sono già troppe persone collegate…

Assicurati di entrare nel webinar almeno 5 minuti prima dell’inizio!

Ecco le informazioni per il webinar:

DATA:

ORA:

LINK:

PASSWORD:

Ci vediamo dentro al webinar fra X giorni! 🙂

[firma]

EMAIL 3

DA MANDARE: 1 GIORNO PRIMA DEL WEBINAR

OGGETTO: [nome], non dimenticarti per domani!

Ciao [nome],

Non dimenticarti l’evento formativo di domani al quale hai confermato la tua registrazione:

[nome webinar]

Ecco le informazioni:

DATA E ORA:

LINK:

Questo è un evento molto importante se vuoi [beneficio principale], quindi te lo ricorderò in un’email anche domani.

Fidati, mi ringrazierai!

Ci vediamo domani. 🙂

[firma]

P.S. Ti consiglio di leggere questo articolo sul nostro blog che parla di [argomento correlato]…

Pone delle basi importanti per sfruttare appieno l’evento di domani:

[immagine e link]

EMAIL 4

DA MANDARE: LA MATTINA DELL’EVENTO

OGGETTO: [nome], il nostro appuntamento è oggi

Ciao [nome],

Tutto a posto per l’evento su [argomento] di oggi?

Il webinar durerà circa XX minuti, e alla fine risponderò a tutte le domande che potresti ancora avere in diretta.

Devi solo ricordarti di collegarti a [questo link] almeno 5 minuti prima dell’inzio dell’evento alle [ore].

(Occhio: se sei in ritardo rischi di rimanere bloccato fuori vista la mole di partecipanti)

Ecco alcuni argomenti di cui parleremo:

[elenco dei benefici]

… E molto altro!

A dopo.

[firma]

EMAIL 5

DA MANDARE: 1 ORA PRIMA DELL’INIZIO

OGGETTO: [Manca 1 ora] “[nome evento]”

Ciao [nome],

Il webinar “[nome evento]” al quale hai confermato la registrazione parte fra meno di 1 ora a questo indirizzo:

[link]

Inizieremo subito parlando di [beneficio principale], quindi sii puntuale!

Anzi, ti consiglio di entrare ADESSO nella sala d’attesa, così eviterai di rimanere bloccato fuori se entrano troppe persone (ce ne sono troppe registrate, più di quante il sistema ne può contenere se partecipano tutti):

[link]

(già un sacco di persone stanno già aspettando in fila per l’inizio del webinar)

[firma]

EMAIL 6

DA MANDARE: 10 MINUTI PRIMA DELL’INIZIO

OGGETTO: [nome], si inizia ADESSO!

[nome]…

Siamo online e il webinar si sta riempiendo velocemente!

Quindi clicca qui per accedere e prendere il tuo posto:

[link]

Ricorda che questo è il webinar al quale ti sei registrato:

“[titolo webinar]”

[firma]

Email marketing per webinar, seconda parte: utilizza la tua lista marketing

Questi che hai appena letto sono consigli per reclutare pubblico NON già iscritto ad una tua lista. Ma non abbiamo finito.

Oltre al pubblico esterno c’è da rivolgersi e cercare di portare pubblico anche dall’interno.

Nella prima parte di questa guida ci siamo occupati di come trovare pubblico all’esterno della cerchia di contatti e utenti. Vediamo adesso come reclutare pubblico all’interno della cerchia, cioè contattando gli utenti e i clienti che sono già registrati nella lista di email marketing, lista che quotidianamente viene utilizzata per vendere prodotti e interagire con i clienti in vario modo, dalla newsletter periodica ai lanci di prodotto e tanto altro.

Perché la tua lista deve partecipare al webinar

Non è raro che la lista marketing venga sottoutilizzata. Spesso gli imprenditori si concentrano più sull’acquisizione di nuovi clienti e tralasciano quelli esistenti. Ed è sbagliato in quanto è dal 20% dei clienti (abituali) che arriva l’80% del fatturato.

Per questo motivo i clienti acquisiti – così come anche gli utenti non ancora clienti ma già registrati nella lista marketing –  possono fare la differenza anche nei webinar. Sono persone che già ti conoscono, si fidano, ti stimano, apprezzano i tuoi prodotti. E sono disposti a comprare di nuovo, senza fare tante storie.

Perciò coinvolgerli in un webinar è senz’altro una buona idea anche perché è molto probabile che nel caso del webinar sarà da loro che arriveranno più soldi.

Avere tante persone aiuta la comunità e la social proof

Un altro ottimo motivo per portare gli utenti registrati nel webinar risiede nell’autorevolezza, reputazione e prova sociale che ottieni quando gli utenti si accorgono che stanno partecipando al tuo webinar molte altre persone.

C’è tanta gente collegata, c’è un clima di grande attesa e partecipazione, l’idea che tu sia l’uomo giusto da ascoltare si trasmette velocemente a tutti i partecipanti, conferendoti reputazione e autorevolezza.

E soprattutto crea un clima propizio all’acquisto, giacché reputazione e auterevolezza sono le chiavi principali che abbattono le barriere naturali che si frappongono agli acquisti.

Ci sarà chi spenderà subito e chi lo farà in un altro momento, ma nel lungo termine i benefici di un webinar tanto partecipato e attivamente frequentato, si vedranno tutti.

Quando il webinar è esclusivo

Un’eccezione alla regola del webinar affollato puoi farla in occasione del webinar esclusivo. In questo caso giochiamo sul concetto di evento per pochi fortunati, composti dai più veloci o da persone accuratamente selezionate.

Webinar con pochi posti disponibili

Puoi organizzare un webinar avvertendo che i posti disponibili sono in un numero definito. Qui giochi sul concetto di “solo pochi posti disponibili”. Per quale motivo? 

Perché i prodotti/servizi che vuoi offrire sono pochi e fatalmente destinati a poche persone. 

O perché le informazioni che vuoi fornire sono possibili solo avendo un rapporto stretto e dedicato persona per persona, e di conseguenza un ristretto pubblico si rende necessario. 

Oppure ancora quando il prodotto è molto costoso, e magari in ambito B2B, aziende e non privati, per cui ti serve un pubblico ristretto e qualificato.

Webinar per pochi selezionati

In questo caso si tratta di un webinar per pochi “candidati”. Ovvero ricevi le richieste di partecipazione e le valuti, ammettendo o respingendo le candidature che ti sono arrivate da un modulo di registrazione dove hai chiesto di inserire determinati requisiti.

Di solito sono due i casi in cui si organizza un webinar ad inviti.

Nel primo caso prodotto o offerta sono molto costosi, magari in ambito B2B e con un certo livello di scarsità del prodotto sul mercato, di conseguenza si crea una specie di asta al rialzo con un pubblico già fortemente intenzionato ad accaparrarsi il prodotto.

Un po’ come nelle aste di quadri famosi e pregiati.

Nel secondo caso, il prodotto non è costoso ma è raro perché fortemente innovativo, come nel caso di una startup che vara un nuovo prodotto, o un’azienda già innovativa che crea un nuovo prodotto in base alla sua esperienza (come stiamo facendo noi con Il metodo Active Powered), i cui webinar sono quasi “carbonari”).

Al di fuori di questi due casi di webinar esclusivi, di regola al webinar più persone partecipano è meglio è. A prescindere se comprano.

Obiettivi del webinar: engagement, trasformare gli iscritti in fan

Anche se le persone non comprano i webinar sono strumenti eccellenti per interagire con gli utenti e comunicare loro un sentimento positivo di fiducia nei tuoi confronti. Nel lungo termine questo sentiment paga e paga molto bene. E per conseguire questo obiettivo il webinar è lo strumento in cima alla lista delle azioni di marketing.

I clienti entusiasti,già emotivamente o razionalmente coinvolti, parleranno bene di te prima, durante e dopo il webinar, il che è oro assoluto per le imprese che vogliono generare ricavi online.

Tieni sempre presente che anche se lo scopo del webinar è vendere, lo è anche mettere basi solide perché gli acquisti arrivino nel medio periodo e questo specialmente se hai incentrato il webinar su prodotti premium e non economici.

Webinar ideale per prodotti costosi

Il webinar funziona bene sui prodotti complessi, premium, che necessitano di spiegazioni delle diverse funzioni, benchmark con altri prodotti, richiami ai bisogni dei clienti e alle soluzioni innovative proposte.

Con questo non vogliamo affermare che il contrario non funzioni: il webinar funziona anche con prodotti entry level. Ma visti i costi di tempo e danaro che comporta l’organizzazione di un webinar, conviene riservarlo a prodotti dove i tuoi margini sono maggiori.

Anche perché i prodotti entry level o economici, puoi venderli efficacemente con apposite sequenze di email marketing concepite proprio per loro, senza bisogno di organizzare eventi complessi come i webinar che, come abbiamo detto all’inizio di questa guida, se si fanno vanno fatti bene tecnicamente, spendendo il giusto.

Webinar con la lista marketing: la sequenza di tre email

Nel template di tre email che trovi in basso è contenuta l’intera sequenza che devi usare per contattare la tua lista, avvisarla del webinar e chiedere agli iscritti di registrarsi all’evento.

È una sequenza simile all’offerta lampo, che si fa in genere mensilmente e che riguarda un prodotto scontato.

L’idea alla base di questa sequenza utilizzata per procurare iscritti al webinar è che bisogna intendere l’avvenuta registrazione al webinar come una vendita di un prodotto durante una offerta lampo.

Comunicare un senso di urgenza

In questo caso la conversione è la registrazione al webinar e la tecnica della sequenza è la stessa: comunicare un senso di urgenza e imporre una deadline (che nell’offerta lampo è la scadenza del coupon sconto) e nel webinar è l’inizio del webinar stesso.

Quindi parliamo di una sequenza di 3 email in massimo 3-4 giorni, con l’ultima email che preannuncia l’avvio del webinar tra poche decine di minuti.

In termini di preavviso, non cominciamo a inviarle molto prima ma solo negli ultimi 3 massimo 4 giorni. Non troppo in anticipo per due motivi importanti:

• Il primo è il rischio che se le persone si registrano troppo in anticipo poi non partecipino. E l’obiettivo principale è farli partecipare, non solo iscrivere.
• E il secondo se il lancio è troppo in anticipo tolgo spazio ad altre campagne email che sto facendo sulla lista (offerte lampo, lancio nuovi prodotti ecc).

Se abbiamo una lista marketing dobbiamo farla fruttare, di conseguenza la lista è sempre oggetto di qualche azione, che sia la newsletter o le offerte lampo, periodiche, speciali, eccetera.

Gli utenti della lista quindi già ricevono email quasi quotidianamente. Devi sempre stare attento a non esagerare con gli invii. Per massimizzare l’effetto delle email, l’utente non deve riceverne troppe email con troppi input richiesti, fai questo, fai quello, perché si rischia di sovraccaricarlo e di vederlo fuggire.

Se stai facendo una campagna, non devi sovrapporla ad un altra. Rischi come si dice in gergo di “affaticare la lista”.

Calendarizza lanci e webinar

Quello che invece puoi fare è creare un calendario di newsletter, lanci, offerte varie e inviti ai webinar e inviare email in modo ordinato e senza sovrapposizioni. Offerte e lanci settimanali e un webinar ogni mese o ogni tre mesi, facendo in modo che quando è la settimana del webinar, la lista non riceva altre email di altre campagne.

Webinar registrati e ibridi

Potrebbe capitare che i tuoi webinar abbiano successo (bene!). E che per questo, tu possa pensare che mandare online webinar registrati, facendo finta che siano live, sia una buona idea.

Non lo è. Non farlo.

Webinar registrato

Il webinar che converte e che fa “del bene” alla tua azienda e agli utenti è quello live. Non c’è proprio paragone con uno registrato.

Non sono pochi quelli che commettono l’errore di fingere che un webinar sia in diretta quando invece è registrato, per maggiore comodità e anche per risparmiare sui costi. Ma è un errore.

Certo, esistono tantissimi tool che ti permettono di realizzare dei webinar che sembrano live. Li conosciamo bene perché li abbiamo provati e riprovati più volte e siamo giunti alla conclusione che non funzionano e soprattutto non convertono.

Il fatto è che lo spettatore alla fine si accorge che il webinar è registrato. Magari ci sono dei tagli di montaggio, magari c’è una chat con le domande ma tu, guarda che strano, non riesci a partecipare.

Non va bene.

Prendere per i fondelli l’utente non è mai una bella mossa, anzi al contrario, è il modo migliore per essere mandati a quel paese.

L’abbiamo detto mille volte in questo blog: l’importante è la relazione, l’importante è l’interazione, l’importante soprattutto è la FIDUCIA, e poi andiamo a spacciare un webinar registrato per uno live?

Cosa deve pensare l’utente? Che sei un finto anche tu. E addio alle vendite.

Questo non vuol dire che non puoi fare webinar registrati. Ma se è registrato, lo comunichi come tale. E come va va (Ma comunque va peggio).

(In un solo caso un webinar registrato può avere un senso: hai tantissimi prodotti da vendere e organizzi tanti lanci vendite, offerte e allora anche tanti webinar).

Webinar ibrido

Se proprio non ce la fai a realizzare un webinar interamente dal vivo, puoi optare per un ibrido. Inizi live, poi avvisi che parte una parte registrata (niente prese per i fondelli) e che alla fine tornerai live per permettere agli spettatori di fare domande. Non è semplicissimo organizzare un webinar ibrido perché bisogna avere diverse abilità tecniche, ma puoi sempre provarci.

In tutti i casi, preferisci sempre un webinar live.

Ad ogni pubblico la sua sequenza

Terminiamo questa seconda puntata del nostro speciale email marketing per webinar con una raccomandazione.

Ad ogni pubblico va inviata la sua sequenza. Nella prima parte della guida trovi la sequenza da inviare agli utenti FUORI dalla tua lista marketing.

Ecco, quello che non devi fare è inviare la sequenza destinata agli utenti fuori dalla tua lista anche a quelli DENTRO la tua lista, di cui abbiamo appena parlato.

Non farlo mai. È un errore blu.

Il pubblico esterno è stato “reclutato” tramite adv pubblicitarie, è atterrato su pagine di optin, non ci conosce, e una volta iscritto può essere raggiunto da una sequenza come quella che abbiamo descritto sopra di sei email.

La lista marketing NON deve ricevere quella sequenza. Per loro è come se fosse spam. Utenti e clienti ricevono già le richieste di acquisto dei tuoi prodotti, come abbiamo detto prima non devi sovraccaricarlì.

Quindi come vedi nel template che segue, invia solo tre email, secche e semplici, della serie, c’è un webinar, mi farebbe tanto piacere se ci fossi, sta cominciando, dai vieni!

E basta.

E, ultima raccomandazione! Non facilitiamo troppo la vita agli utenti della nostra lista, lasciando ad esempio che si registrino al webinar cliccando semplicemente su un link.

Fai invece in modo che ti dimostrino concreto interesse a partecipare, impiegando del tempo a compilare il modulo di registrazione.

Sia che si tratti di utenti presi dal web, sia di nostri utenti registrati in lista, lasciare che compilino il modulo impiegando del loro tempo, ci assicura del loro interesse e che davvero stanno pensando di partecipare e che l’evento davvero gli interessa.

In questo modo anche le nostre sequenze funzioneranno meglio.

I TEMPLATE PER INVITARE LA TUA LISTA AL WEBINAR

EMAIL 1

OGGETTO: [WEBINAR] Non perderti la formazione su [argomento]…

DA MANDARE: 2 giorni prima

Ciao [nome]

Terrò un webinar formativo il [data] alle [ore], nel quale parlerò di [argomento].

Scopri di più qui:

[link]

Parleremo dei seguenti argomenti:

[elenco benefici]

E molto altro!

Puoi registrarti da qui:

[link]

[firma]

EMAIL 2

OGGETTO: Unisciti a me domani per…

DA MANDARE: 1 giorno prima

Ciao [nome].

Volevo invitarti personalmente al webinar che terrò domani, nel quale parleremo di questi argomenti:

[elenco benefici]

Puoi saperne di più qui:

[link]

Ci vediamo domani.

[firma]

EMAIL 3

OGGETTO: Stiamo per iniziare senza di te

DA MANDARE: 1 ora prima del webinar

Il webinar “[titolo webinar]” sta per iniziare alle ore [ora].

Registrati al volo da qui prima che si esauriscano i posti!

[link]

A fra poco.

[firma]

Email marketing per webinar, terza parte: la sequenza di vendita post-webinar

Ora che hai generato pubblico per il tuo webinar, attingendo sia all’esterno con adv e pagine di optin, sia utilizzando la tua lista marketing, una volta concluso il webinar, arriva il momento di monetizzare.

E lo strumento è la sequenza post vendita.

La sequenza post vendita

Se il webinar è andato bene dovresti aver già venduto durante l’evento, ma comunque adesso è il momento di tirare le reti. E la sequenza post vendita ha esattamente questo scopo. 

La sequenza post vendita che suggeriamo è breve e secca. del tutto simile alle offerte lampo.

In questa prima parte dell’articolo, ti spiegherò la struttura generale e leve psicologiche da usare nelle sequenze email post-webinar. Nella seconda parte, troverai un template copia-incolla di ogni singola email. ti consiglio di dare un’occhiata a questi template prima di leggere l’articolo, così da poterlo seguire meglio.

A chi va inviata

A tutti coloro che hanno partecipato al webinar e che non hanno comprato. Sembra scontato, ma è meglio precisarlo. Tutti i software che producono webinar hanno una sezione dedicata all’analisi del pubblico. Da questa e dalle tue liste (iscrizione di un pubblico generico tramite le pagine di optin e iscritti alla lista marketing) ricavi tre tipi di pubblico. 

• Quelli che si sono iscritti (o invitati) e non hanno partecipato.
• Quelli che hanno partecipato.
• Quelli che hanno partecipato e acquistato già durante il webinar.

Utenti che non hanno partecipato.

A quelli che si sono iscritti ma non hanno partecipato, non devi inviare niente. Nonostante gli inviti reiterati, non hanno partecipato, non hanno appreso dalla tua voce i benefici del prodotto, non hanno saputo di un eventuale sconto/coupon o delle facilitazioni per chi acquistava durante il webinar, per cui è inutile inviar loro una sequenza di vendita del prodotto che fa stretto riferimento proprio al webinar. 

(semmai è utile creare un segmento apposito “non partecipanti” per inviare loro una sequenza di invito per il prossimo webinar, facendo apposito riferimento a questo appuntamento mancato).

Utenti che hanno già comprato

Allo stesso modo a quelli che hanno partecipato e hanno già acquistato, non devi inviare niente. Poche cose sono più fastidiose per l’utente del ricevere sollecitazioni per acquisti già effettuati. Dimostrano anche che non tieni conto delle azioni del cliente, e danno di te un’immagine di superficialità e sciatteria. Oltre a fornire una pessima customer experience.

(E se ad esempio in caso di remarketing e retargeting non puoi evitare di mostrare lo stesso messaggio anche a chi ha comprato, nel caso dell’email marketing puoi evitarlo con una attenta segmentazione).

Utenti che hanno partecipato

La sequenza va inviata a loro. Ed è una sequenza che punta alla pagina di vendita del prodotto e che utilizza poche email, come nelle sequenze lampo. 

La ratio di una sequenza corta sta nel fatto che se un utente non compra nonostante un intero webinar, e nonostante una successiva offerta specifica alla fine del webinar, è inutile inviargli dieci o venti email per convincerlo. Ne bastano tre che sono il minimo sindacale. Le vendite non si fanno solo per quantità di email (quelle semmai servono a perdere l’utente). 

I contenuti della sequenza

Abbiamo quindi una  sequenza di 4 email da mandare in tre giorni, o in due giorni con due email nel terzo giorno, come preferisci. 

Quali contenuti dobbiamo inserire in ogni email della sequenza di vendita? 

Il fulcro centrale è sempre il webinar. Quindi nelle email va sempre ricordato:

• Il webinar a cui l’utente ha appena partecipato.
• Un invito a vedere una parte cruciale del webinar.
• Riepilogare i benefici che il cliente otterrà con il prodotto. 
• Inserire un coupon sconto (dalla seconda email in poi) per invogliare i più refrattari.

Ricorda il webinar appena trascorso

La sequenza deve necessariamente fare riferimento al webinar a cui l’utente ha partecipato, in modo che nel suo cervello non risuonino solo gli elementi della email che sta leggendo, ma anche i momenti del webinar che lo hanno più colpito e che ancora sono freschi nella sua mente. 

Cercare di legare razionalità ed emozione è sempre importante per le vendite. 

Invitare a vedere il video del webinar

Proprio per l’emozione che abbiamo appena detto, è importante realizzare un video del webinar, tagliato nella parte in cui si presenta l’offerta, e inserirlo nella pagina di vendita del prodotto.

Abbiamo detto in precedenza che il webinar non è registrato ed è vero. Lo è solo la parte in cui si lancia l’offerta del prodotto e si invita a comprare. Quel video ci serve proprio per metterlo nella pagina di vendita.  

In modo che l’utente proveniente dal link di una delle email ricevute possa vedere il video appena atterra sulla quella pagina. 

Riepiloga i benefici che il cliente otterrà con il prodotto

Giusto un accenno, il focus è sempre sull’offerta, ma ricordare all’utente i motivi per cui ha partecipato al webinar e le soluzioni che gli sono state proposte e che sono adesso a portata di clic, è sempre utile.

Inserire un coupon sconto (dalla seconda email in poi)

Se la prima email non ha sortito effetto, puoi provare a vedere se è una questione di soldi. 

Offri quindi uno sconto rilevante sotto il titolo “ecco una buona notizia”, avvisando dello sconto e del termine di pochi giorni (termine che coincide con il termine della sequenza).

Può anche non essere uno sconto, ma in sostituzione dovrai mettere un forte incentivo.

Tempistiche della sequenza

Abbiamo a disposizione quattro email. Il nostro suggerimento è di spalmarle in tre giorni lanciando due email per l’ultimo giorno. 

Devi far riferimento a diverse informazioni ma ricorda sempre che il focus è sulla vendita. 

La prima email 

Va inviata un’ora dopo il webinar. In questo caso decidi di puntare sullo stato emotivo della persona. Ha appena seguito tutto il webinar, ce l’ha ancora tutto in testa e in gergo è quello che si dice “utente caldo”, cioè pronto ad ascoltare una proposta di vendita con la massima probabilità di acquisto.

La seconda email

Come in una qualsiasi offerta lampo. che prevede che le persone vengano adeguatamente incalzate, la seconda email va inviata il giorno dopo. Non dopo 3 giorni, non dopo una settimana. Il giorno dopo. 

Nella seconda email introduci l’argomento sconto o incentivo per superare le barriere all’acquisto. 

Qui puoi anche valutare di inserire degli estratti di testimonial che si sono già pronunciati sul prodotto, o in mancanza, sulla reputazione dell’azienda. 

Con queste prime due email dovresti raggiungere il picco delle conversioni. Con le successive si tratta di raccogliere i resti, ma la parte principale dovrebbe essere questa. 

Terza e quarta email

Vanno inviate entrambe l’ultimo giorno, la prima alle 9 di mattina e la seconda intorno alle 3 di pomeriggio (o le 6 di sera se l’offerta chiude a mezzanotte che è in genere quello che succede). 

In queste ultime due mail, il focus è esclusivamente sulla vendita. Niente più webinar, problemi, benefici, guarda il video eccetera. L’offerta sta scadendo e non sarà più disponibile tra pochissimo. Dentro o fuori. Punta tutto sugli elementi razionali e sul senso di urgenza.

• C’è un prodotto che ti serve.
• C’è uno sconto importante.
• C’è una scadenza imminente.
• Con la garanzia del reso del prodotto non rischi nulla.

E nonostante questo non hai ancora comprato? È irrazionale!

L’obiettivo è dimostrare anche all’utente più indeciso che non rischia nulla e può ottenere il rimborso totale se dovesse scoprire di aver fatto un errore. 

La sequenza post vendita: I template

EMAIL 1

OGGETTO: Cosa ne pensi?

DA MANDARE: 1 ora dopo il webinar

Ciao [nome].

Sono contento che tu sia riuscito a partecipare al webinar “[titolo webinar”]!

Abbiamo coperto veramente tantissimi argomenti nel webinar…

Ora non ti resta che applicare quello che hai imparato per [raggiungere obiettivo]!

Ma soprattutto, voglio essere sicuro che non ti sia perso questo:

[link]

Se sei interessato a [argomento webinar], allora questo è il prossimo passo logico per [ottenere risultato]:

[link]

[firma]

EMAIL 2

OGGETTO: Te lo sei perso?

DA MANDARE: 1 giorno dopo il webinar

Per caso ti sei perso [nome prodotto], [nome]?

Ne abbiamo parlato nel webinar [titolo webinar] a cui hai partecipato ieri.

Lo trovi qui:

[link]

Guarda cosa dicono alcuni miei clienti su [prodotto]:

La buona notizia è che, solo fino a domani, [prodotto] è in offerta al [40%] di sconto!

Clicca qui per leggere tutti i dettagli dell’offerta:

[Link alla pagina di vendita]

EMAIL 3

DA MANDARE: 2 giorni dopo il webinar, 9 di mattina

OGGETTO: Sono un po’ sorpreso…

Ciao [nome].

Ho visto che non hai ancora acquistato [prodotto], e sinceramente sono un po’ sorpreso.

Se vuoi veramente [beneficio – es. “Perdere 10kg nelle prossime 6 settimane”], questo è senza dubbio il miglior punto dal quale iniziare.

Soprattutto oggi, visto che è in offerta al [40%] di sconto solo fino a mezzanotte:

[Link alla pagina di vendita]

Ovviamente, il tuo acquisto è protetto dalla mia ferrea garanzia di [30] giorni soddisfatto o rimborsato.

Quindi se ancora non sei sicuro che [prodotto] faccia per te, ecco cosa ti consiglio di fare:

[Entra ora nel portale] per non perdere lo sconto del [40%] che termina fra poche ore.

Se riesci a [beneficio], allora hai fatto uno dei migliori investimenti della tua vita.

Altrimenti, se per qualsiasi ragione non sei soddisfatto del tuo acquisto, semplicemente mandami un’email entro 30 giorni per avere un rimborso completo e immediato dell’intero importo.

Questo significa che tu, oggi, non rischi assolutamente niente a entrare in [prodotto].

Clicca qui per andare all’offerta e non perdere il tuo sconto di [35€]:

[Link alla pagina di vendita]

EMAIL 4

DA MANDARE: stesso giorno della precedente, 6 ore prima della scadenza

OGGETTO: [nome], stai per perdere i tuoi [35€]…

[Nome], ti volevo giusto ricordare che a mezzanotte termina lo sconto del 40% su [prodotto]:

[Link alla pagina di vendita]

Se non lo acquisti ora, tornerà al prezzo di listino.

[Prodotto] è il punto di partenza ideale se vuoi veramente [beneficio principale], perché:

[Lista altri benefici]

Quindi agisci adesso, e non perdere lo sconto di [35€]:

[Link alla pagina di vendita]

P.S. Ricorda che sei protetto dalla mia garanzia di 30 giorni soddisfatto o rimborsato.

Quindi se per qualsiasi ragione non sei soddisfatto di [prodotto], puoi richiedere un rimborso completo entro 30 giorni.

Questo significa che tu, oggi non rischi assolutamente niente.

Email marketing per webinar in conclusione

Siamo giunti alla conclusione di questa guida dedicata ad aiutarti a utilizzare le sequenze di email marketing per riunire un pubblico di dimensioni adeguate per i tuoi webinar che, ripetiamo, tra tutti i contenuti di content marketing, sono tra i più efficaci.

L’ultima raccomandazione riguarda l’accortezza che devi avere nel maneggiare queste sequenze. 

Quello che devi tenere sempre presente è l’esperienza complessiva dell’utente cliente quando ha a che fare con te, il che significa, se parliamo di email marketing, è non inviare troppe email, non essere troppo insistente, avere cura di inviare sempre l’email giusta al cliente giusto (e non una email di acquisto a chi ha già acquistato, ad esempio), e di mettersi sempre nei panni dell’utente, quando c’è da decidere se inviare o meno una email o una sequenza.

Il compito dell’email marketing è darti un braccio destro formidabile per realizzare la parte tecnica. La mente e il business sono tuoi e se li metterai al servizio del cliente, migliorandone l’esperienza ed esaudendo i desideri, il business andrà da sé.