4 trucchi per aumentare la produttività

Ora che la pandemia accenna a rientrare (facciamo gli scongiuri), molte persone torneranno al lavoro in ufficio. Tuttavia la mole di dati raccolti in quest’ultimo anno e mezzo passato tra smart working, lavoro flessibile e quello che le aziende più lungimiranti chiamano già “lavoro dinamico”,  ci dicono che saranno ancora tanti quelli che preferiranno lavorare da casa organizzandosi in modo da aumentare la produttività, scansando distrazioni e perdite di efficienza, adottando 4 semplici trucchi. 

Ufficio in casa e produttività

Lavorare da casa è più difficile di quanto sembri: per evitare le distrazioni e non sentire la mancanza degli elementi essenziali del lavoro in ufficio come la routine, i colleghi, il chiacchiericcio, le mitiche insalate da 14 dollari in pausa pranzo, come ironizza il New Yorker, bisogna essere disciplinati e responsabili, e adottare una serie di accorgimenti strategici e tattici, in grado di mantenerci attivi e reattivi, il che, quando accade, si traduce non solo nel mantenimento di uno standard che era già alto, ma addirittura, può portare a migliorare ulteriormente risultati e obiettivi. Che poi è quello che le aziende – e anche la tua – si aspettano. 

Lavorare da casa fa bene

Gli studi si accavallano ma vanno tutti in una direzione: aumento del benessere del lavoratore e della produttività. 

Uno studio dell’università di Stanford su 16.000 lavoratori ha rilevato che lavorare da casa aumenta la produttività del 13%. L’aumento è dovuto al maggior numero di slot lavorativi completati, attribuiti a “un ambiente di lavoro più silenzioso e confortevole” e all’aumento di produttività a causa del minor numero di pause e giorni di malattia.

Il 77% di coloro che lavorano da remoto almeno un paio di volte al mese mostra un aumento della produttività, con il 30% che fa più lavoro in meno tempo e il 24% che fa più lavoro nello stesso periodo di tempo, come evidenzia un sondaggio di Connect Solution, effettuato nel mese di dicembre 2020. 

E ancora: un  sondaggio di Airtasker mostra che il lavoro da casa ha prodotto in media 1,4 giorni di lavoro in più ogni mese per ogni dipendente. Come mai? Gli intervistati riferiscono di essere “meno distratti dai colleghi”, di “risparmiare 30 minuti in meno a parlare di argomenti non lavorativi con i colleghi” e anche il 7% in meno di tempo impiegato nell’essere convocati dal capoufficio per “parlare”.

Insomma tutto rose e fiori? Non proprio

Quando si lavora a distanza le insidie sulla produttività non mancano. 

Nathan Schultz, alto dirigente di Chegg, società digital californiana di intervistato dal New York Times sulla produttività all’interno dell’azienda ora che la forza lavoro è è quasi tutta a casa, ha detto:

“Solo perché la produttività è aumentata, per ora, non significa che rimarrà così. Alcune aziende vedono i dipendenti soffrire per la mancanza di interazione sociale, solitudine, e soddisfazione personale che influisce negativamente sulla produttività e sulla soddisfazione sul lavoro”.

Secondo Paul Statham, CEO di Condeco Software:

“Non ci sarà mai un pieno e completo ritorno dei lavoratori in ufficio. Le cose sono cambiate per sempre. I dipendenti continueranno a desiderare diversi giorni alla settimana per lavorare in remoto, pur essendo felici di andare in ufficio 2/3 giorni per rivedere i colleghi, fissare meglio i team di lavoro collettivo e riunioni di persona. Con la libertà di lavorare da casa, cambierà il design dell’ufficio, con scrivanie meno assegnate e molto più scrivanie in stile touchdown, dove le persone possono utilizzare uno spazio di lavoro dove e quando ne hanno bisogno. Ho lavorato da casa per quasi 14 anni e credo anche che l’equilibrio tra lavoro e vita privata sia fondamentale. 

I tre consigli di Paul Statham sul lavorare da casa

Investi in una scrivania in piedi. Se puoi, oltre alla classica scrivania e poltrona crea anche una postazione di lavoro in piedi, da usare alternativamente a quella classica dietro alla scrivania. Ciò contribuirà ad alleviare il dolore alla parte bassa della schiena o all’anca e promuoverà una salute migliore. Non significa che dovresti stare in piedi tutto il giorno. Muoviti per casa – e non sto parlando solo di viaggi al frigorifero. Muoviti e usa luoghi diversi in tutta la casa per ispirare la creatività, incoraggiare posizioni ergonomiche diverse e avere viste e suoni diversi. 

Partecipa a riunioni mentre passeggi. Se devi fare una riunione in call non c’è bisogno di essere di fronte a un computer. Indossa le cuffie bluetooth e fatti una passeggiata mentre parli al telefono. È ottimo per i tuoi muscoli, il tuo cuore, la tua felicità e il tuo benessere generale. E non di rado vengono anche grandi idee.  

Preparazione di pasti e spuntini. Troppe volte ero intrappolato nello scenario “non ho niente da mangiare” e mi limitavo a fare uno spuntino con barrette energetiche e qualsiasi altra cosa riuscissi a trovare in casa. Anche se non hai bisogno di pasti elaborati, assicurati di avere un frigorifero rifornito con frutta fresca, verdure tagliate, uova sode, verdure e proteine ​​come petto di pollo, tonno o qualunque cosa tu ami. Puoi diventare creativo con le abitudini alimentari per il ” cibo per la mente ” e la produttività.

Lavorare da casa e massimizzare la produttività: 4 trucchi

1) Il tuo ambiente di lavoro

È fondamentale per la produttività. Crea uno spazio di lavoro efficace. Assicurati che abbia queste caratteristiche:

• Illuminato da luce naturale e lontano il più possibile da rumori e distrazioni domestiche.
• Utilizza una poltrona comoda ed ergonomica che ti aiuti a mantenere una buona postura.
• Limita le distrazioni in casa. Prova invece ad ascoltare la musica. Una ricerca della Harvard Medical School spiega che ascoltare determinati tipi di musica in momenti diversi può migliorare l’umore, ridurre i livelli di stress e migliorare le prestazioni cognitive.
• Stabilisci confini sani con la tua famiglia. È necessario che tu non venga continuamente interrotto nelle tue sessioni lavorative. Fa’ in modo che la tua famiglia sia a conoscenza del tuo orario di lavoro. 
• Assicurati tecnologia di qualità. Connessione internet affidabile e veloce. Il tempo risparmiato nel non fronteggiare blocchi, contattare servizi clienti irreperibili, sedute spiritiche per far ripartire la connessione, costituirà per te un valore inestimabile in termini di tempo risparmiato.
• Utilizza un computer potente e veloce, magari di un marchio famoso per l’affidabilità sul lavoro, con memorie e processori adeguati che possano far girare serenamente – e senza ventole rumorose che lavorano al massimo creando ansia – i tuoi numerosi software.
• Usa la tecnologia automatica tutte le volte che puoi. Programma avvisi per compiti e appuntamenti importanti, imposta gli appuntamenti e gli eventi sul tuo calendar, pre-programma i post sui social media, e usa suonerie diverse per persone diverse in modo da sapere quando non devi rispondere al telefono.

2) Organizzazione precisa ed efficiente 

Usa un sistema di pianificazione del lavoro per organizzare la tua giornata, tra lavoro al computer, call, email, riunioni ed evidenzia le attività che è necessario completare. Rimanere impegnati nel programma ti aiuterà a creare coerenza e una routine. Pianifica la giornata in anticipo con una lista di cose da fare, da impostare con una to do list, scegliendo tra questi software di gestione progetti

Crea un programma adatto a te. Ogni persona ha il proprio ritmo biologico (cronotipo), che determina quando si sente più sveglio, pronto ad alzarsi la mattina e addormentarsi la sera.

Un articolo su Business Insider evidenzia i tempi migliori per sincronizzare sonno e orari di lavoro secondo  i quattro cronotipi del Dr. Michael J. Breus: delfini, leoni, orsi e lupi. Identifica il tuo cronotipo e applicalo per creare un programma efficace su misura per le esigenze del tuo orologio interno.

Utilizza le tecniche di gestione del tempo. Definisci le priorità (metti quelle importanti all’inizio della giornata), delega il lavoro che puoi delegare, e dai autonomia ai tuoi dipendenti e collaboratori. 

Limita le email. Le statistiche dicono che un lavoratore medio impiega circa 30 ore a settimana controllando la propria casella email. Puoi applicare filtri che contrassegnano le tue email importanti e lasciare che quelle trascurabili non appaiano nel tuo flusso principale.

Non farti “mangiare” dai social media. Smartphone e social media possono essere micidiali per il tuo lavoro.  Se stai perdendo troppo tempo sui social media, il minimo che puoi fare è uscire dai tuoi account durante l’orario di lavoro o disattivare le notifiche, soprattutto sui dispositivi mobili. Oppure, se vuoi fare sul serio e usi come browser Chrome, puoi istallare  Stay Focusd, estensione del browser impostando un termine massimo di tempo oltre il quale i social non sono più raggiungibili per tutta la giornata.  

3) Interagisci con il tuo Team

In ufficio sei circondato da persone che lavorano in un ambiente simile al tuo. Mentre a casa, è esattamente l’opposto. Tu e il tuo team, se lavorate da remoto, potreste avere orari differenti, pertanto condividere le informazioni e portare tutti sullo stesso file può risultare complicato.

Per fronteggiare questo problema puoi utilizzare diversi strumenti di chat e applicazioni FaceTime per Apple e Google Chat oppure il sistema di messaggistica Slack che ti consentono di connetterti ai tuoi compagni di squadra, condurre riunioni di gruppo e rimanere aggiornato. 

4) Impegnati in intervalli di lavoro più piccoli, ma intensi

Se sei tra quelli più produttivi ma solo per brevi periodi di tempo, dedica un paio d’ore a calcolare quanto tempo puoi lavorare prima di distrarti. Ad esempio, se puoi lavorare per 30 minuti prima di distrarti, continua a questo ritmo per tutta la giornata. Dopo ogni pausa, imposta un timer e lavora per i successivi 30 minuti senza interruzioni.

Fare pause è comunque un ottimo sistema che consente al cervello di rilassarsi per poi riposizionarsi. Nel sondaggio Airtasker, citato sopra, il 37% dei lavoratori remoti afferma che fare pause regolari è il modo migliore per rimanere produttivi. 

Lavoro da casa e produttività: in conclusione

Il lavoro da casa, lo smart working e soprattutto il “lavoro dinamico”, farà ancora parte del nostro sistema di lavoro quotidiano. Oltre a riservare migliore qualità della vita, risparmiare tempo, può contribuire, come hai visto anche ad un aumento della produttività.  

Ma tutto questo non arriva da solo ma necessita di consapevolezza, disciplina e organizzazione in modo da evitare l’altra faccia della medaglia del lavorare da casa, ovvero sovraccarichi che generano ansia, confusione e smarrimento, e che se non corretti, sono in grado di portarti rapidamente al burnout dal lavoro da casa. Perciò sta a te fare in modo che lavorare da casa sia una opportunità per farlo meglio e non un problema da risolvere.