Come rimuovere i colli di bottiglia nell’email marketing automation (guida pratica)

I colli di bottiglia sono il vero limite alla crescita di qualunque business. Campagne che non partono, workflow che restano incompleti, segmentazioni bloccate.

Capire come si formano, come individuarli e come rimuoverli è l’unico modo per far funzionare davvero le automazioni e liberare il potenziale del proprio sistema.

In questo articolo vedremo come nascono i colli di bottiglia, quali sono i più comuni nell’email marketing e nell’ automation e quali strategie concrete puoi usare per eliminarli e trasformare il tuo processo da freno a motore di crescita.

Perché i colli di bottiglia sono il vero problema della crescita

Ogni business cresce fino a incontrare il suo punto più debole.

Non importa quanto grande sia l’azienda, quanto ambizioso l’imprenditore o quanto potente la tecnologia: prima o poi la macchina si inceppa. Non perché manchi la domanda, non perché manchi la volontà, ma perché c’è un punto del processo che non regge la velocità del resto. È lì che il flusso si blocca.

Il rischio, quando si arriva a questo punto, è reagire con più sforzo: assumere persone, spendere di più in advertising, produrre più contenuti. Ma lavorare di più su un sistema inefficiente non porta a crescere: porta solo a stressare il punto debole e a generare frustrazione.

La verità è che individuare e rimuovere i colli di bottiglia è molto più redditizio che accelerare a vuoto. Quando il flusso torna libero, i risultati arrivano in modo naturale e improvviso, perché l’energia smette di disperdersi. È un principio valido per qualunque business, ma nel marketing digitale – e ancora di più in email marketing e automation – è una regola fondamentale.

L’impatto economico dei colli di bottiglia

I colli di bottiglia non solo rallentano i processi, ma hanno anche un impatto diretto sui risultati finanziari. i dati ci dicono che le imprese lasciano sul tavolo fino a 1,3 milioni di dollari all’anno a causa di attività inefficaci.

Inoltre, un’analisi di PTC ha evidenziato che, attraverso l’analisi dei colli di bottiglia, le aziende possono migliorare l’efficienza del sito produttivo dal 5% al 20%, con conseguenti aumenti significativi dei ricavi

Come si formano i colli di bottiglia

I colli di bottiglia non nascono all’improvviso. Si formano lentamente, quasi sempre come conseguenza di un business che cresce o di processi che si complicano senza che nessuno li ridisegni. È un fenomeno naturale: quello che ieri funzionava bene, oggi rallenta perché il volume di lavoro è aumentato, i clienti sono di più, oppure i canali di comunicazione si sono moltiplicati.

Un esempio arriva dal mondo della logistica. Fino a pochi anni fa, molte aziende di e-commerce avevano un unico magazzino che reggeva bene la domanda.

Poi il numero degli ordini è esploso, ma i processi interni sono rimasti gli stessi: stesse persone, stessi spazi, stessi software. Risultato? I pacchi si accumulano e le spedizioni rallentano. Non è il prodotto a essere il problema, non è nemmeno la domanda: è la capacità del sistema di smaltire le richieste.

Nei business digitali accade lo stesso. Una startup SaaS che acquisisce clienti rapidamente si trova a un certo punto con un customer care intasato. Non è un caso di “servizio scarso”: è un collo di bottiglia. Una sola persona non riesce a rispondere a tutte le richieste, quindi i ticket restano aperti e l’insoddisfazione cresce.

La dinamica è sempre quella: ogni processo complesso ha un punto più lento o più fragile. Quando la pressione aumenta, quel punto si trasforma in un imbuto che rallenta tutto il resto.

I colli di bottiglia si formano tipicamente in tre modi:

1. Aumento di volume senza ridisegnare i processi. È il caso classico: un business funziona, cresce, ma i processi restano “artigianali”. Quello che andava bene per 100 clienti diventa ingestibile con 1.000.
2. Dipendenza da una persona o da una competenza specifica. Se un flusso produttivo si regge su un singolo individuo, prima o poi quella persona diventa il collo di bottiglia. Succede spesso nelle agenzie di marketing: il cliente aspetta settimane perché la campagna passa sempre dall’unico strategist senior.
3. Processi non integrati o mal collegati. In molti business i sistemi non “parlano” tra loro. I dati sono sparsi tra CRM, fogli Excel, piattaforme di advertising. Il tempo non si perde tanto a lavorare, ma a collegare i puntini. Qui il collo di bottiglia è la mancanza di integrazione.

Un caso interessante è quello di Netflix, raccontato spesso nei corsi di management. All’inizio del servizio di streaming, la parte tecnologica era pronta, ma il collo di bottiglia era la capacità di banda per servire milioni di utenti contemporaneamente.

Non era un problema di film, né di clienti: era l’infrastruttura a non reggere. La soluzione fu ridisegnare completamente l’architettura dei server e distribuire i contenuti in maniera più efficiente.

In sostanza, i colli di bottiglia si formano quando un punto del processo non tiene il passo con il resto. E la crescita, invece di accelerare, fa esplodere il problema. Non si tratta di “lavorare di più”, ma di capire dove il sistema si inceppa.

Come si individuano i colli di bottiglia

Naturalmente il primo passo è capire dove si formano i colli di bottiglia. A volte è evidente: un reparto è sommerso di lavoro mentre gli altri restano fermi ad aspettare. Ma spesso il problema è nascosto, e quello che appare in superficie è solo un sintomo.

Accumulo di arretrati

Un primo indizio chiaro è l’accumulo di arretrati. Se ci sono sempre richieste in coda, ticket aperti, email inevase o campagne che slittano, significa che un punto del processo non regge il flusso. 

In un e-commerce, ad esempio, quando il magazzino diventa costantemente in ritardo sulle spedizioni nonostante le vendite siano stabili, lì c’è il collo di bottiglia. Non serve un master in ingegneria gestionale per capirlo: basta guardare dove si accumula la coda.

Aspettare un intervento esterno

Un secondo modo per individuare i colli di bottiglia è osservare chi o cosa sta sempre ad aspettare qualcun altro. È una dinamica molto comune nelle agenzie di comunicazione. Il copywriter ha pronto il testo della newsletter, ma resta fermo giorni perché il reparto design non riesce a impaginare. Il collo di bottiglia non è il contenuto, ma la grafica. E intanto il cliente riceve la campagna in ritardo.

Mancata analisi dei dati

Poi c’è l’analisi dei dati di performance, che spesso rivela rallentamenti invisibili a occhio nudo. Una startup SaaS che misura il tempo medio di attivazione dei nuovi clienti può scoprire che la parte più lenta non è la firma del contratto, né il pagamento, ma la configurazione iniziale della piattaforma. Quella fase, che magari dipende da un team tecnico sottodimensionato, diventa il vero collo di bottiglia perché blocca l’intero ciclo di onboarding.

In molti casi serve anche mappare i processi: mettere nero su bianco ogni passaggio e chiedersi chi fa cosa e in quanto tempo. È un esercizio banale, ma illuminante. Ti accorgi che ci sono fasi ridondanti, passaggi che dipendono da approvazioni inutili, o attività che nessuno controlla davvero. 

Quando Airbnb ha rivisto il proprio processo di assistenza clienti, ha scoperto che molti ticket restavano bloccati giorni interi in attesa di una verifica che nessuno faceva sistematicamente. Una volta eliminata quella fase, il tempo di risposta si è dimezza.

C’è un ultimo aspetto, più sottile: non fidarsi solo dell’intuito. Spesso imprenditori e manager pensano di sapere dov’è il collo di bottiglia (“ci serve più traffico”, “il problema è il budget”), ma i dati raccontano un’altra storia. È tipico dei funnel di vendita: si investe per aumentare i lead, ma in realtà il collo di bottiglia non è l’acquisizione, ma la conversione nella fase successiva, che è come pompare benzina in un serbatoio bucato.

I colli di bottiglia si individuano osservando code e ritardi, analizzando i dati, mappando i processi e sfidando le proprie convinzioni. Solo così si scopre dove davvero si inceppa il sistema.

Come si interviene per rimuovere i colli di bottiglia

Una volta individuato il collo di bottiglia, la tentazione è di “metterci una toppa”: assumere una persona in più, comprare un nuovo software, spostare una scadenza. Ma queste sono soluzioni di breve termine. Se non si affronta la causa, il problema si ripresenterà poco dopo, magari in un’altra parte del processo. Intervenire in modo efficace richiede metodo e una certa brutalità: bisogna guardare il flusso dall’alto e ridisegnarlo.

Ci sono tre approcci tipici per rimuovere i colli di bottiglia.

1. Eliminarli del tutto

È il caso più radicale, ma spesso anche il più efficace. Significa automatizzare un passaggio, standardizzarlo o, quando possibile, eliminarlo.

Un esempio arriva dal mondo delle banche: per anni l’apertura di un conto richiedeva montagne di documenti cartacei e controlli manuali.

Era il classico collo di bottiglia che rallentava la crescita. Con la digitalizzazione e la firma elettronica, quel passaggio è stato praticamente eliminato, e i tempi di apertura si sono ridotti da giorni a minuti.

2. Alleggerire i processi

Se non è possibile eliminare il collo di bottiglia, si può ridurne il peso. Qui la parola chiave è redistribuzione. Molte agenzie digitali, ad esempio, avevano un unico project manager che supervisionava tutti i progetti.

Con la crescita, quella persona era diventata l’imbuto. La soluzione non è stata sostituirlo, ma spostare alcune attività di coordinamento su figure intermedie, liberando tempo per le decisioni davvero strategiche. Il flusso non era più concentrato in un solo punto e l’intero sistema ha ripreso a scorrere.

3. Ridisegnare il processo

A volte il collo di bottiglia non è un passaggio specifico, ma la struttura stessa. In questo caso serve ripensare il processo da zero.

Un caso classico è quello della produzione automobilistica. Quando Toyota introdusse il modello “lean”, non eliminò solo i rallentamenti visibili: ridisegnò il sistema in modo che la produzione scorresse senza intoppi, riducendo al minimo gli sprechi. È una lezione che vale anche nei business digitali: se un funnel è progettato male, non basta ottimizzare una singola landing page, bisogna ridisegnare l’intera sequenza.

C’è un aspetto importante da tenere a mente: risolto un collo di bottiglia, ne emergerà sempre un altro, un po’ come nella Legge di Murphy. 

È inevitabile. L’azienda cresce, il flusso accelera, e un nuovo punto diventa l’anello debole. Non è un fallimento, è il ciclo naturale dell’ottimizzazione. Per questo le aziende che crescono meglio hanno una cultura di monitoraggio continuo, non un approccio “una tantum”.

Un esempio recente viene da Shopify. Con la crescita esplosiva di merchant durante la pandemia, il collo di bottiglia è diventato l’assistenza ai venditori.

Dopo aver aumentato il team di supporto e migliorato le FAQ, il nuovo collo di bottiglia si è spostato sulla capacità della piattaforma di gestire picchi di traffico altissimi. Risolto un problema, ne è emerso un altro: ma affrontarli in sequenza è ciò che ha permesso a Shopify di reggere la crescita.

In sintesi, rimuovere i colli di bottiglia significa adottare un approccio sistematico: eliminare ciò che non serve, alleggerire ciò che pesa troppo e ridisegnare quando il problema è strutturale. È un lavoro continuo, ma è anche la chiave per passare da un business che arranca a uno che scorre con fluidità.

I colli di bottiglia nell’email marketing

Se nei processi generali i colli di bottiglia rallentano la produzione o il customer care, nell’email marketing prendono forme diverse ma non meno pesanti. Sono quei punti in cui la macchina si blocca e i risultati non arrivano, nonostante ci sia la tecnologia a disposizione e una strategia (almeno sulla carta).

Contenuti

Uno dei colli di bottiglia più frequenti è la creazione dei contenuti.

Le aziende hanno liste di contatti ben costruite, strumenti di invio pronti e automazioni predisposte, ma le newsletter non partono perché manca chi scrive testi efficaci o chi prepara il materiale grafico.

È un problema tipico di e-commerce medio-piccoli: il titolare ha mille cose da fare e la creazione dei contenuti diventa un’attività che slitta sempre. Risultato: i contatti ricevono poche email e l’azienda perde occasioni di vendita.

Segmentazione

Un altro collo di bottiglia comune è la segmentazione delle liste. Molti business raccolgono indirizzi con campagne aggressive di lead generation, ma non classificano i contatti in modo utile.

Così, quando devono lanciare una promozione, non sanno distinguere i clienti fedeli dai nuovi iscritti, chi ha già comprato da chi non lo ha mai fatto.

Alla fine l’unica “soluzione” diventa mandare la stessa email a tutti. L’efficacia crolla, il tasso di disiscrizione sale, e la colpa sembra dell’email marketing in sé… mentre il vero problema è il collo di bottiglia nella segmentazione.

Setup tecnico

C’è poi il setup tecnico. Quante aziende aprono un account su una piattaforma di email marketing, impostano un paio di automazioni di base e poi si fermano? Non per mancanza di strumenti, ma per mancanza di tempo o competenze. 

Il risultato è un sistema bloccato a metà: le sequenze di onboarding non partono, le automazioni di carrello abbandonato restano disattivate, e le campagne “vive” si riducono a un paio di invii generici al mese. In questo caso, il collo di bottiglia non è il software, ma la fase di implementazione.

Caso studio: come superare i colli di bottiglia organizzativi

Un caso emblematico riguarda un e-commerce di abbigliamento sportivo (caso reale, raccontato in una conferenza di settore): aveva accumulato oltre 50.000 iscritti in pochi anni, ma spediva solo tre newsletter all’anno.

Perché? Il collo di bottiglia era interno: la creazione dei contenuti passava sempre per l’approvazione dell’amministratore delegato, che aveva altre priorità. Quando hanno spostato la responsabilità del copy e dell’approvazione su un team dedicato, il numero di campagne è triplicato e le vendite da email sono salite del 40% in pochi mesi.

In sintesi, nell’email marketing i colli di bottiglia non sono quasi mai tecnologici: sono umani e organizzativi. Troppo lavoro concentrato su una sola persona, competenze mancanti, decisioni centralizzate che rallentano. E intanto i contatti restano lì, senza ricevere messaggi rilevanti.

I colli di bottiglia nella marketing automation

Se l’email marketing soffre spesso di problemi legati ai contenuti e alla segmentazione, nella marketing automation i colli di bottiglia sono di natura diversa: riguardano soprattutto la capacità di mettere in pratica una strategia e farla funzionare nel tempo.

Uno dei più frequenti è quello delle strategie che restano sulla carta. Molte aziende investono in consulenze e piani dettagliati: funnel complessi, customer journey disegnati nei minimi particolari, automazioni per ogni fase del ciclo di vita del cliente. Poi però, all’atto pratico, tutto si ferma.

Non c’è tempo per implementare i workflow, non ci sono risorse per creare i contenuti o per collegare le piattaforme. Il risultato è un bel documento di strategia, che però resta nel cassetto. Il collo di bottiglia qui non è la mancanza di idee, ma la mancanza di esecuzione.

Un altro punto critico è la mancanza di integrazione dei dati. Un CRM che non comunica bene con la piattaforma di email marketing, un gestionale che non aggiorna correttamente gli acquisti, un e-commerce che non passa i dati di carrello. 

Senza integrazione, le automazioni non possono funzionare: i clienti ricevono messaggi sfasati, le sequenze si interrompono, le opportunità vanno perse. Questo è un collo di bottiglia molto comune anche nelle aziende strutturate, dove ogni reparto usa strumenti diversi che non “parlano” tra loro.

Poi c’è il tema del testing e dell’ottimizzazione. Molte aziende creano un funnel e lo lasciano lì, senza misurare cosa funziona e cosa no. Il collo di bottiglia non è la tecnologia, ma l’analisi: nessuno guarda i numeri, nessuno fa A/B test, nessuno prende decisioni basate sui dati.

È come avere un motore potente ma senza mai controllare se il carburante arriva. Un caso classico: un e-commerce con un funnel di benvenuto che converte al 2%. Potrebbe arrivare al 5% con semplici test di oggetto e offerte, ma il collo di bottiglia è che nessuno si occupa della fase di ottimizzazione.

Una catena retail a cui abbiamo prestato consulenza, aveva implementato un sistema di automazioni avanzato per i clienti fidelizzati: reminder personalizzati, offerte su misura, sequenze post-acquisto.

Sulla carta era perfetto. Ma il collo di bottiglia era nascosto: i dati di acquisto arrivavano al sistema con tre giorni di ritardo. Così un cliente riceveva la promo per un prodotto che aveva già comprato, oppure un reminder quando aveva già completato l’ordine. 

Il risultato? Frustrazione per i clienti e calo delle performance. Una volta risolto il problema di sincronizzazione dei dati, il sistema ha cominciato a rendere davvero.

In definitiva, i colli di bottiglia nella marketing automation non sono quasi mai dovuti alla mancanza di strumenti. La tecnologia è già matura. I veri problemi stanno nell’implementazione, nell’integrazione dei dati e nella capacità di monitorare e migliorare continuamente. E finché questi colli di bottiglia non vengono rimossi, le automazioni rimangono promesse non mantenute.

I colli di bottiglia nella marketing automation

Se nei processi generali eliminare i colli di bottiglia significa ridisegnare flussi e alleggerire passaggi, nell’email marketing e nella marketing automation le soluzioni hanno una direzione chiara: automatizzare, standardizzare e dare priorità a ciò che conta davvero.

Automatizzare i punti deboli umani

Molti colli di bottiglia nascono dal fatto che attività ripetitive dipendono da una persona. Creare ogni volta da zero un’email di carrello abbandonato, ricordarsi di mandare una sequenza post-acquisto, scrivere la newsletter “quando c’è tempo”. Qui la soluzione è ovvia: automatizzare.

Un e-commerce che ha implementato una sequenza automatica di carrello abbandonato ha visto crescere le vendite del 15% senza aggiungere ore di lavoro. Il collo di bottiglia era il tempo del team: una volta eliminato, il flusso ha cominciato a generare vendite da solo.

Standardizzare i processi

Altro punto critico: molte aziende ricominciano sempre da capo. Ogni nuova campagna parte da un foglio bianco, ogni workflow da zero. Questo è un collo di bottiglia nascosto, che ruba tempo e genera rallentamenti.

Creare template riutilizzabili, sequenze già testate e modelli standard riduce drasticamente i tempi di avvio. Quando ci arriva un nuovo cliente in conslenza, la prima cosa che facciamo è attivazione rapida di sequenze standard (benvenuto, carrello, riattivazione) e poi aggiungiamo personalizzazioni. Risultato: implementazioni più veloci, meno blocchi, più tempo per la parte strategica.

Dare priorità a ciò che genera valore

Non tutti i colli di bottiglia meritano di essere affrontati subito. Molte aziende perdono settimane a discutere dell’oggetto “perfetto” della newsletter, ma intanto non hanno ancora attivato una sequenza di benvenuto che converte.

La regola dovrebbe essere semplice: partire dai flussi che generano più valore.

Un cliente che abbiamo seguito di recente aveva cinque automazioni abbozzate, nessuna completata. Abbiamo deciso di concentrarci solo su due: la sequenza di onboarding e il carrello abbandonato.

In tre mesi il fatturato da email è raddoppiato. Il resto poteva aspettare: il vero collo di bottiglia era l’assenza di priorità.

Integrare i sistemi

Come abbiamo visto, spesso il problema non è creare l’automazione, ma far sì che i dati arrivino. Qui la soluzione non è tecnica al 100%: è organizzativa. Significa investire tempo e risorse nell’integrazione tra CRM, piattaforma email, gestionale ed e-commerce.

Un altro nostro cliente, un’azienda B2B nel settore formazione aveva sequenze di nurturing pronte, ma i lead entravano nel CRM con settimane di ritardo perché i dati arrivavano manualmente da un Google Sheet. Una volta automatizzato il passaggio tra form, CRM e piattaforma di email marketing, le campagne sono finalmente partite e i tempi di risposta ai lead si sono accorciati da giorni a minuti.

In definitiva, intervenire nei colli di bottiglia dell’email marketing e dell’automation significa togliere dipendenza da persone, eliminare ridondanze e mettere in fila le priorità. Ogni azione che riduce tempi morti e rende fluido il passaggio da un punto all’altro libera il potenziale del sistema e, di conseguenza, fa crescere le performance.

Conclusione

I colli di bottiglia non sono mostri da sconfiggere una volta per tutte: sono parte naturale di qualsiasi processo complesso. Cresci il business, aumentano i clienti, le attività, i dati… e prima o poi emergerà sempre un nuovo punto debole. La differenza tra chi arrancava e chi cresce rapidamente sta nella capacità di monitorare, analizzare e intervenire in modo sistematico.

Nell’email marketing e nella marketing automation questo principio è ancora più evidente. Le automazioni non funzionano da sole: servono contenuti, segmentazioni intelligenti, dati aggiornati, test e ottimizzazioni. Ogni fase può diventare un collo di bottiglia se non c’è chi la gestisce con metodo.

Rimuovere i colli di bottiglia significa lavorare meglio, non di più. Significa automatizzare ciò che può essere automatizzato, standardizzare i processi, dare priorità a ciò che genera valore e integrare i sistemi in modo che parlino tra loro. Il risultato? Flussi fluidi, performance migliori e più tempo da dedicare a strategia e crescita.

Un business che impara a individuare e risolvere i colli di bottiglia nell’email marketing e nella marketing automation non solo libera il potenziale delle sue campagne, ma trasforma ogni ostacolo in un’opportunità di miglioramento continuo.